Op 8 januari 2019 kregen we (de leerlingen van 5 en 6 AIT) een presentatie over de digitalisering van de boekhouding door mevrouw Rosier van Winbooks. 

Winbooks is het professioneel boekhoudpakket dat we op school in 5 en 6 AIT gebruiken.


Onder digitalisatie verstaan we onder andere het inscannen van een document zodat het boekhoudpakket ze automatisch kan inboeken. Het zorgt ervoor dat het inboeken van documenten veel efficiënter kan verlopen. Maar het is niet zo dat wat we leren op school niet meer nuttig zal zijn, het boekhoudpakket geeft een boekingsvoorstel, maar dit betekent niet dat dit correct is! De boekhouder zal dit dus nog steeds moeten controleren op fouten, maar het zorgt er wel voor dat het werk veel sneller zal verlopen aangezien de boekhouder de boeking niet meer helemaal manueel zal moeten ingeven.
Deze digitalisatie is nodig want papieren documenten brengen veel frustraties met zich mee, het neemt veel tijd in beslag, je kan de papieren documenten verliezen en je hebt geen zicht op de actuele financiële situatie van het bedrijf.
Om de documentenflow te verbeteren, hebben de makers van Winbooks alles in 1 platform samengebracht zodat de verwerking van de documenten sneller gaat en je sneller resultaten boekt. Met dit platform, Winbooks Connect heeft Winbooks de vraag van haar klanten beantwoord. Winbooks ccnnect is 1 platform waarin alle documenten van je bedrijf digitaal bewaard kunnen worden. Je kan bv. foto’s nemen van je factuur en doorsturen via e-mail naar Winbooks, maar je kan ook gewoon foto’s of gescande facturen, verzekeringscontracten … toevoegen.
De ingevoegde facturen kan je automatisch laten boeken.
Er is ook een chatfunctie beschikbaar, wat bv. de communicatie met de boekhouder vergemakkelijkt.
Het is verplicht om alle facturen 7 jaar bij te houden, maar dankzij Winbooks Connect moet je deze facturen niet meer in dikke mappen terugzoeken als je deze nodig hebt, je kan ze door middel van één woord in de factuur opzoeken op het platform, wat de zoektocht veel vereenvoudigt. Winbooks connect is een structureel overzicht en maakt automatisch een digitaal archief aan per soort document.
Dankzij de elektronische factuur verloopt de administratie vlotter, het is een factuur die je digitaal krijgt en het boekhoudpakket zal de belangrijkste zaken er automatisch uit halen. Deze digitale facturen zien er wel wat raar uit want ze zijn opgesteld uit DATA, maar het zijn de facturen van de toekomst!
In het financieel dashbord van het boekhoudprogramma vind je een overzicht van de financiële gegevens waar je alle openstaande facturen en vorderingen kan opvragen, je kan een periode selecteren of op rekeningen zoeken. Je kan er ook in één oogopslag de actuele resultaten van je bedrijf zien!
Dankzij Winbooks view kan je makkelijk meer details opzoeken van de financiële toestand van je bedrijf. Maar je kan ook een overzicht en details opvragen van de openstaande klanten of leveranciers, je kan ook de omzet en de maandelijkse evolutie ervan opvragen en de pijnpunten binnen het bedrijf makkelijker naar voren brengen.
Ik vond het een zeer interessante uitleg en heb er veel van bijgeleerd. Ik wist wel dat de digitalisering in de commerciële wereld snel ging, maar dit had ik toch niet verwacht. Ik vind het wel een zeer positieve vooruitgang en het zal er zeker voor zorgen dat het werk van veel mensen veel efficiënter zal kunnen verlopen.
Emma Byttebier
6 AIT